Condoa Staging

A caixa de despesas é o ponto de entrada de boletos, notas fiscais, guias e recibos no Condoa. Cada condomínio recebe um endereço de email exclusivo. Você (ou o fornecedor) encaminha o documento para esse endereço, o sistema lê os anexos com inteligência artificial, extrai os dados e deixa o lançamento financeiro pronto para você confirmar.

Você encontra a tela em Financeiro, Caixa de Entrada.

Encaminhe o documento. Mande o email com o boleto ou nota fiscal para o endereço da caixa de despesas do condomínio. Também funciona quando o próprio fornecedor envia direto, basta cadastrar o email dele como remetente confiável.
A IA extrai os dados. O sistema lê os anexos e extrai valor, vencimento, beneficiário, número do documento e tipo (boleto, NF, guia, recibo).
Revise e confirme. Os dados aparecem pré-preenchidos no formulário. Selecione a conta bancária, o plano de contas e confirme. O lançamento financeiro é criado e o saldo da conta atualizado automaticamente.

A IA consegue ler anexos em PDF, PNG, JPEG, GIF e WebP. Arquivos como DOCX, XLSX ou TXT não são processados automaticamente, o documento fica como "Pendente" e você pode preencher os dados manualmente.

Extraindo. A IA está lendo o documento. Geralmente leva poucos segundos.
Pendente. Dados extraídos com sucesso. Aguarda sua revisão e confirmação.
Remetente desconhecido. Email veio de um endereço fora da lista de confiáveis. Precisa confiar antes do sistema processar.
Falhou. A extração não conseguiu ler o documento. Você pode confirmar manualmente preenchendo os dados.
Confirmado. Lançamento financeiro criado, documento arquivado.
Rejeitado. Documento descartado (duplicado, irrelevante ou spam).

Ao confirmar um documento, o Condoa cria um lançamento no plano de contas com valor, data, fornecedor, forma de pagamento e número do documento. O anexo original fica vinculado ao lançamento, e o saldo da conta bancária selecionada é atualizado na hora, sem lançamento manual.

Quando o sistema recebe um email de um remetente que não está na lista de confiáveis, o documento fica parado em "Remetente desconhecido". É uma proteção, o Condoa não processa anexos de fontes desconhecidas.

Para liberar, abra o documento, selecione o fornecedor correspondente e clique em Confiar neste remetente. O email é adicionado à lista de confiáveis e os anexos são processados imediatamente. Da próxima vez que esse remetente enviar, o processamento é automático.