Condoa Staging

Antes de começar a receber documentos, vale dedicar alguns minutos para configurar o endereço de email, a lista de remetentes confiáveis e os fornecedores recorrentes. Quanto mais completo o cadastro do fornecedor, menos cliques na hora de confirmar.

Cada condomínio recebe um endereço exclusivo no formato despesas-{id}@condoa.com.br. É para esse endereço que boletos e notas fiscais devem ser encaminhados.

O prefixo pode ser personalizado em Financeiro, Caixa de Entrada, aba Remetentes. Use algo fácil de lembrar, como despesas-residencial-park. Apenas letras minúsculas, números e hífens são permitidos.

O sistema só processa automaticamente emails de remetentes cadastrados. Isso protege contra spam e documentos indesejados. Acesse Financeiro, Caixa de Entrada, aba Remetentes para gerenciar a lista.

Você pode cadastrar dois formatos:

Email exato. Use quando o fornecedor envia sempre do mesmo endereço, por exemplo cobranca@cemig.com.br.
Domínio inteiro. Use *@cemig.com.br quando o fornecedor envia de vários endereços do mesmo domínio (cobrança, NFE, financeiro).

Para aproveitar ao máximo a automação, cadastre os fornecedores frequentes. Quando um documento chega desse fornecedor, os campos já vêm preenchidos. Os dados que mais ajudam:

Email. Torna o remetente automaticamente confiável e vincula o fornecedor ao documento.
Conta contábil padrão. Pré-seleciona a conta do plano de contas no formulário de confirmação.
Forma de pagamento. Pré-seleciona boleto, Pix, transferência conforme a preferência do fornecedor.
Impostos retidos. Calcula automaticamente IRRF, PIS, COFINS e CSLL sobre o valor total.

Com os fornecedores cadastrados como remetentes confiáveis, peça que eles enviem boletos e notas fiscais diretamente para o endereço da caixa de despesas. Quando o documento chegar, ele é processado automaticamente e aparece como "Pendente", pronto para confirmar.

Funciona muito bem para contas recorrentes: energia, água, gás, elevador, portaria. O fornecedor envia, a IA lê, você confirma em segundos.